Fit & Proper Policy

Am 22. November 2012 hat die europäische Bankenaufsichtsbeörde (EBA) Leitlinien zur Beurteilung der Eignung von Mitgliedern des Leitungsorgans und von Inhabern von Schlüsselfunktionen veröffentlicht. Diese richten sich einerseits an die nationalen Aufsichtsbehörden, andererseits direkt an Kreditinstituten und Finanzholdinggesellschaften. Die Leitlinien beinhalten Mindestanforderungen zur Beurteilung der Eignung der Mitglieder des Leitungsorgans (sprich Vorstand und Aufsichtsrat) und Inhabern von Schlüsselfunktionen (vor allem Mitarbeiter in höheren Führungsebenen). Es werden einerseits die behördlichen Verwaltungspraktiken im Rahmen des so genannten Fit & Proper-Tests behandelt. Andererseits legen die Leitlinien Vorgangsweisen zur Selbsteinschätzung nominierter und aktuell bestellter Personen fest. Die FMA hat gegenüber der EBA erklärt, die Leitlinien ab 22. Mai 2013 anzuwenden.

Für Kreditinstitute ergibt sich derzeit va folgender Handlungsbedarf: bis 22. Mai 2013 muss eine interne Eignungsrichtlinie (Fit & Proper Policy) erstellt werden. Diese muss bezüglich der Auswahl und Beurteilung von Mitgliedern des Leitungsorgans mindestens Folgendes regeln:

• die Person oder Stelle, die für die Durchführung der Beurteilung der Eignung verantwortlich ist;
• das für die Beurteilung der Eignung eines Mitglieds anzuwendende interne Verfahren;
• die erforderlichen Kompetenzen und Fähigkeiten eines Mitglieds des Leitungsorgans, die die Annahme erlauben, dass das Mitglied über ausreichende Sachkenntnis verfügt;
• die Informationen und Nachweise, die ein Mitglied des Leitungsorgans dem Kreditinstitut für eine Beurteilung zur Verfügung stellen soll;
• im Falle der Bestellung des Mitglieds durch die Anteilseigner die zu treffenden Maßnahmen, mit denen sichergestellt wird, dass die Anteilseigner über die Anforderungen der Position und das einschlägige Profil der Bewerber vor ihrer Ernennung informiert sind, sowie
• die Situationen, in denen eine erneute Beurteilung der Eignung durchgeführt werden sollte mitsamt den Maßnahmen zur Ermittlung solcher Situationen. Diese sollten die Verpflichtung der Mitglieder des Leitungsorgans umfassen, dem Kreditinstitut wesentliche Änderungen mitzuteilen; auch eine jährliche Mitteilung über jegliche Änderungen, die die Einhaltung der einschlägigen Anforderungen beeinträchtigen, kann in den Maßnahmen enthalten sein; und
• die Vorgehensweise des Kreditinstituts bei der Bereitstellung von Fortbildungsmöglichkeiten in Fällen, in denen bei Mitgliedern seines Leitungsorgans ein spezifischer Lern- und Entwicklungsbedarf besteht.

Zur Beurteilung der Eignung von Inhabern von Schlüsselfunktionen soll die Richtlinie mindestens Folgendes regeln:

• die Positionen, für die eine Beurteilung der Eignung erforderlich ist;
• die Personen oder die Stelle, die für die Durchführung der Beurteilung der Eignung verantwortlich sind/ist, sowie
• die Kriterien für die Zuverlässigkeit und für die Erfahrung, nach denen die Beurteilung für die jeweilige Position durchgeführt wird.

Weiters sollte ein Prozess für die eigenverantwortliche Sicherstellung der Eignung festgelegt sowie ein unternehmensinterner Verantwortlicher für die Durchführung und Dokumentation der prozessualen Anforderungen (sg "Fit & Proper-Officer") ernannt werden.

Für weitergehende Fragen, insbesondere zur Erstellung einer Fit & Proper Policy, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Ansprechpartner: Dr. Bernd Fletzberger